Qu'est-ce que le Standard Operating Procedures ( SOP) ?

Les procédures opérationnelles normalisées (acronyme PON) ou Standard Operating Procedures (SOP) sont obligatoires pour les entreprises qui veulent construire un modèle de production prévisible et rentable. Si votre structure réunit des dizaines, peut-être des centaines ou des milliers de salariés et partenaires, vous comprenez qu’il est impératif de normaliser les opérations autant que possible.
Pour vous faire comprendre simplement l’importance du rôle d’une procédure opérationnelle normalisée, imaginez maintenant que chaque McDonald’s serve différemment son célèbre Big Mac. Il y a fort à parier que les ventes s’effondreraient du jour au lendemain. En effet, le Big Mac est une réussite car les clients savent exactement ce qu’ils achètent, quel que soit l’endroit du monde où ils en commandent un !
En définitive, certaines entreprises doivent maintenir une expérience de production et de travail standard lors du passage de l’équipe de jour à l’équipe de nuit. D’autres doivent maintenir une qualité constante dans plusieurs installations ou lieux.
Le secret de la mise à l’échelle et de l’amélioration des processus dans une entreprise réside justement dans la création de procédures opérationnelles normalisées.
Cet article traite de tout ce qui concerne le sujet des standards Operating Procédures (SOP), des avantages et des objectifs de ces procédures. Nous allons également vous montrer comment rédiger des procédures opérationnelles standard, et vous dire pourquoi vous devez choisir un logiciel SOP ou SOP software en anglais.

Pourquoi vous avez besoin un SOP ?

La rédaction et la finalisation des SOP peuvent nécessiter un investissement important de ressources. En effet, vous aurez obligatoirement besoin de temps pour collecter des données et devrait engager d’indispensable ressources humaines pour mettre au point une procédure opérationnelle normalisée solide.Sans oublier aussi que même une fois que vos procédures ont été rédigées et mises en pratique, il est important de les revoir fréquemment afin d’y apporter des modifications susceptibles d’améliorer encore leur efficacité.
Voici quelques-uns des principaux avantages des procédures opérationnelles standard (SOP) pour votre entreprise :

Efficacité

La première raison pour laquelle vous devriez élaborer des procédures opérationnelles standard pour votre entreprise est de renforcer l’efficacité de vos employés.
Les SOP rendent votre personnel efficace et vous pourrez mieux prévoir et mesurer leur production. Lorsqu’un employé n’a pas besoin de dépenser son énergie mentale pour réfléchir à la manière de faire quelque chose, il peut concentrer toute sa concentration sur l’exécution de la tâche.

Comme votre équipe accomplit les mêmes procédures de manière répétée, vous pouvez commencer à améliorer les processus. Peut-être que quelques étapes sont redondantes et ne présentent aucune valeur ajoutée. À l’inverse, vous pouvez découvrir une erreur fréquente ou une faute qui peut être évitée en ajoutant une étape pour tenir compte des problèmes.
Il y aura moins de pertes de temps, d’arrêts imprévus lorsque vous aurez défini des procédures de fonctionnement standard pour chaque tâche humaine ou processus machine.

Normalisation

Les procédures opérationnelles standards sont aussi une question de normalisation et de cohérence. En définissant des procédures pour effectuer une tâche de « routine »bien spécifique, vous la normalisez. La tâche doit toujours être exécutée de la même manière dans toute l’entreprise, dans tous les services.
Cela ne sert pas uniquement à votre équipe de créer ses propres procédures pour des tâches similaires, mais cela permettra de rationaliser les processus, d’améliorer la cohérence et donc de permettre à votre direction de prendre des décisions commerciales justifiées et pertinentes.

Diminution des erreurs et prise de responsabilité

Les recherches montrent que 30 à 50 % des employés évitent en moyenne de prendre leurs responsabilités. Ce manque de responsabilité coûte beaucoup d’argent aux entreprises. Les procédures opérationnelles standards visent à résoudre ce problème en obligeant les employés à rendre des comptes.
Si les processus sont clairement définis dans les SOP, il y a moins de place pour l’erreur. Si une tâche n’est pas accomplie avec précision et que les procédures n’ont pas été suivies, la direction peut prendre les mesures appropriées pour éviter qu’elle ne se reproduise.
En définitive, les procédures opérationnelles normalisées renforcent la responsabilité et améliorent l’obligation de rendre compte à l’entreprise.

Comment rédiger des procédures opérationnelles standard ?

La rédaction des SOP nécessite des connaissances approfondies et doit être effectuée par des experts en la matière. Un SOP automation software est par ailleurs un outil indispensable.

Alors par où commencer ?

Suivez les étapes suivantes pour rédiger votre propre SOP.

  • Étape 1 : Collecte des données

La première étape consiste à obtenir des informations sur la procédure, l’activité et le processus proprement dits.
Les gestionnaires et les cadres supérieurs sont votre meilleure ressource pour recueillir toutes les informations sur la procédure qui doit être normalisée.

  • Étape 2 : Rédaction de la SOP

Une fois que vous avez toutes les informations internes et externes, l’étape suivante consiste à commencer à rédiger la procédure opérationnelle normalisée. Cela doit être fait par une équipe experte connaissant la terminologie, le jargon et les autres informations pertinentes nécessaires à l’accomplissement de cette tâche. Encore une fois, un SOP software vous aidera grandement à rédiger votre document.
Lorsque vous rédigez une SOP, vous devez suivre la règle des cinq C, ce qui signifie que la procédure d’exploitation doit être :
• Claire
• Complète
• Concise
• Cohérente
• Courtoise
Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise façon de rédiger une procédure opérationnelle normalisée Cependant, il est utile de créer un format de procédures opérationnelles standard et de l’utiliser pour toutes les procédures opérationnelles standard de votre entreprise

  • Étape 3 : Mise en œuvre

La mise en œuvre de procédures opérationnelles standard est l’une des étapes les plus cruciales. Plusieurs étapes sont à surveiller.
• Elle commence par l’examen de la procédure opératoire standard écrite toujours par un groupe d’experts.
• Les employés doivent être formés. Vous devez leur fournir les instructions et les détails nécessaires relatifs aux procédures opérationnelles standard afin qu’ils puissent commencer à les mettre en œuvre de manière pratique. Cela est particulièrement important et difficile lorsque vous mettez en œuvre un nouveau processus.
• Faire respecter l’obligation de rendre compte. Tenez les employés et les équipes responsables de la mise en œuvre des SOP en utilisant un système permettant de mesurer les résultats.

Pourquoi vous devez opter pour un sop software ?

Un SOP software également appèle SOP automation software est votre meilleur allié pour rédiger des SOP cohérents, uniformes et claires. Il offre des modèles de template préconçus, permet de gérer les permissions d’accès aux documents et offre même une assistance pour la rédaction des SOP. Il représente un gain de temps considérable pour votre entreprise et permet aux employés de comprendre avec précision les nouvelles procédures de votre entreprise ou chaine de production.