Combien bien gérer vos équipes a distance ?

Voici un guide complet sur la manière de gérer correctement et efficacement votre équipe à distance. Nous avons rassemblé ici les conseils essentiels pour combler la distance entre vos équipes internes et distantes et aussi afin que tous les nouveaux e-travailleurs deviennent responsables, efficaces, productifs et heureux au travail !

Créer des procédures de travail définies

Il existe quatre règles de base pour la gestion de vos équipes. Et si elles sont importantes pour la gestion interne, elles sont cruciales pour les équipes à distance !

  • Établissez des directives claires pour la productivité, le travail d’équipe et la responsabilité des projets afin que vos employés sachent à quoi s’attendre. Il est généralement préférable de maintenir les mêmes normes entre vos équipes internes et votre personnel à distance, afin de ne pas créer de différence de traitement !
  •  Présentez l’idée de votre projet et décrivez en détail ce que vous voulez faire. Sur ce point, développer une application checklist va vous simplifier le travail !
  • Dans l’ensemble, lorsque vous travaillez avec votre équipe, à distance ou non, assurez-vous qu’elle comprend vos objectifs. N’oubliez pas que la bonne réalisation de votre projet dépendra de ce que vous communiquerez à votre équipe. Par exemple, vos partenaires peuvent commencer à développer une application  plus rapidement si vous leur fournissez une vision claire et exhaustive du projet.
  •  Définissez des tâches claires et donnez des réponses détaillées. Examinez attentivement le document relatif aux exigences du projet pour vous assurer que vous avez inclus toutes les choses à faire. Encore une fois, nous vous conseillons de développer une application checklist pour rédiger un document d’organisation des emplois du temps clair et efficace.

Enfin, gardez à l’esprit que si vos équipes internes travaillent en étroite collaboration avec vous, les équipes à distance ne partagent pas ce luxe. Vous ne pouvez pas remarquer aussi rapidement les erreurs commises avec votre personnel à distance, et cela peut entraîner une perte de temps de développement, qui conduit logiquement au point suivant.

Améliorer la communication

Que l’on parle d’équipe interne ou d’équipe à distance, le plus important est d’établir un rapport solide avec chaque membre de l’équipe. Vous devez communiquer clairement avec eux et vous assurer que votre équipe interne et vos équipes distantes sont sur la même longueur d’onde.

Planifier les réunions

Vous devez autant que possible prévoir des réunions quotidiennes pour vos équipes à distance. De cette façon, vous pourrez résoudre tous les blocages et goulots d’étranglement rencontrés dans les processus de travail. Ces réunions sont également très utiles pour partager des réflexions et rester solidaires même à distance.

Vous devez veiller également à tenir des comptes rendus de vos réunions et à les envoyer à tous les participants sous forme de courrier électronique de suivi. Ils serviront de listes de choses à faire (to do list) et garantiront que tous les détails importants concernant les responsabilités personnelles sont bien compris.
Dans le cas où vous ne pouvez pas assurer la réunion à distance quotidienne, vous devez en informer les équipes en proposant une date et un horaire de report.

Utiliser des outils numériques de partage et de collaboration

Il existe de nombreux moyens de rester en contact avec votre équipe à distance. En général, on peut les classer en deux catégories :

  • La communication par texte
    Le texte peut être facilement recherché et instantanément conservé dans un cloud privé ou public. Dans le développement de logiciel de travail à distance, c’est souvent le principal mode de communication.
  •  Communication vidéo/audio
    Les rencontres personnelles par support vidéo sont toujours importantes, même si elles présentent des inconvénients. Mais souvent, elles vous aident à mieux expliquer votre idée ou simplement à la rendre plus accessible.
    Skype, bien qu’il soit de moins en moins populaire dans les communications personnelles est très prisé des entreprises. C’est un excellent moyen de communiquer personnellement avec les membres de votre équipe. Le logiciel permet d’organiser des conférences et surtout, il est préinstallé sur chaque PC Windows.
    Si vous n’utilisez pas Windows comme système d’exploitation principal de votre entreprise, vous pouvez utiliser l’excellent « Zoom ».
    UberConference est aussi un concurrent prometteur dans la catégorie visioconférence à distance. Il est axé sur le web et fonctionne à partir du navigateur Web de votre PC.

S’affranchir des fuseaux horaires

Une solution possible à ce problème consiste à utiliser les heures de chevauchement entre les fuseaux horaires, c’est-à-dire lorsque vous et vos équipes à l’étranger sont disponibles.
Par exemple, si vous êtes à Paris (UTC) et que votre équipe est à Dubaï (UTC+2). Il y a une différence de 2 heures, mais à condition que vous et votre équipe commenciez à travailler à 9 heures du matin et que la journée de travail soit de 8 heures, il y a cinq heures par jour où vous pouvez interagir ensemble. Tant que vous déplacez toutes les réunions et discussions en ligne à ces heures, vous pouvez considérer que le problème est résolu !
Si par contre, les contraintes de fuseaux horaires ne permettent pas de trouver un emploi du temps en commun, vous allez devoir travailler à partir de documents écrits. Veillez toujours à ne pas les rendre exagérément complexes. Vous pouvez pour cela développer une application checklist qui vous permettra d’ordonner rapidement et facilement les priorités de travail et de vérifier ce qui a été fait, ce qui reste à faire.
Il est également prudent de disposer d’un canal de communication d’urgence où votre équipe peut vous joindre à tout moment, même si vous n’êtes pas au travail. Et assurez-vous que vos collaborateurs sont conscients que ce canal ne doit pas être utilisé sans raison valable !

Conclusion pour bien manager vos équipes à distance

Le coronavirus ( épidémie du covid-19) a accéléré comme jamais le développement du travail à distance. Chaque entreprise doit apprendre à manager à distance des équipes en prenant en compte les spécificités de son activité. Elle doit aussi apprendre à sélectionner les meilleurs outils numériques de communication. La performance du travail à distance est étroitement liée à la qualité des logiciels numériques. D’ailleurs, cette caractéristique est une constante pour tous les différents modèles d’organisation de travail à distance.
FlexiApps  vous propose de développer une application checklist pour simplifier le management de vos équipes à distance. Vous pouvez également prendre conseil avec nos développeurs pour la création d’un logiciel dédié à votre travail professionnel à distance.